VALEU, SEI!

Neste mês de setembro, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) completou cinco anos de implantação na Justiça Federal da 1ª Região. A ferramenta, que trouxe mais agilidade, eficiência, transparência e economia a vários órgãos da Administração Pública brasileira, modernizou a gestão e otimizou o trabalho do usuário da Justiça Federal.

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Em celebração à data, a servidora Patrícia Valentina Ribeiro Santanna Garcia, idealizadora e Gestora Nacional do SEI, realizou uma palestra sobre novas funcionalidades da plataforma no dia 18 de setembro, no TRF da 1ª Região, em Brasília.  A palestra foi transmitida para toda a Primeira Região em tempo real via Teams.

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Na abertura do evento, foi apresentada uma versão-teste de atualização da ferramenta para demonstrar as futuras mudanças e seus detalhes. No layout, o sistema terá um novo painel de controle com outras configurações e visualizações que poderão ser customizadas de acordo com a necessidade de cada usuário e que contará, também, com novos marcadores para melhorar o acompanhamento detalhado de cada processo. Além disso, será possível estabelecer prazos dentro dos processos, contando os dias úteis automaticamente.

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Os blocos de assinatura também passarão por mudanças, o que permitirá adição de prioridades, grupos de blocos, etapas conferidas e, principalmente, identificação do autor de cada mudança.

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Seguindo a tendência de modernização da gestão e otimização do trabalho, o novo SEI possibilitará que os servidores usem um comunicador dentro da própria plataforma, facilitando a comunicação até mesmo em equipe, já que viabiliza a criação de grupos dentro do próprio sistema.

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Outra novidade importante é a colaboração: usuários externos poderão incluir documentos em processos, desde que recebida a permissão. Além disso, usuários internos podem estipular os prazos e o tipo de documento que será enviado por terceiros.

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Patrícia Valentina elogiou a Primeira Região por acompanhar e ajudar nas transformações do SEI, construindo uma ferramenta cada vez melhor: “A gente sempre evoluiu o SEI de acordo com as necessidades de todos que o utilizam. Hoje, todos nós temos o mesmo sistema, mas cada um tem seu próprio SEI. E com as novas mudanças no sistema estaremos todos interconectados”.

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Para a diretora do Núcleo Regional de Apoio ao Processo Administrativo Eletrônico (Nupae), Solange Chagas, a palestra foi de “grande importância, pois as nossas demandas têm aumentado, e essas novidades vão facilitar muito o trabalho do gestor”.

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O Sistema

Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tem como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais. Outra funcionalidade é compartilhar conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real, além de trazer portabilidade, acesso remoto, também por tablets e telefones celulares, acompanhamento de processos por meio de funcionalidade específica, assinatura de documentos de interesse da 1ª Região com os de usuários externos (contratos, acordos, etc.), tramitação em múltiplas unidades, controle de nível de acesso, dentre outras ações.

O SEI trouxe ainda melhoria no desempenho dos processos da administração pública com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.

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Economia comprovada

Com o SEI, a Primeira Região já gerou 669.774 mil processos, economizando, assim, insumos como papel, toner, plástico, além de toda a manutenção de maquinário e serviços manuais (perfurar e grampear folhas), bem como redução de documentos para arquivamento, com alguns desses dados demonstrados no gráfico e na tabela abaixo. No TRF1, no período compreendido entre 08/09/2014 e 31/07/2019, os usuários já geraram 128 mil processos e reduziram o consumo de papel e capas de processos a partir da implantação da ferramenta.