Gestão eficiente e sustentabilidade são práticas da Administração moderna que estão na ordem do dia de instituições públicas e privadas comprometidas com o planeta.

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No Tribunal Regional Federal da 1ª Região, a busca pela excelência em gestão tem sido permanente e pode ser verificada em vários de seus processos de trabalho. Desde a gestão do conhecimento, passando pela gestão de riscos, gestão sustentável, até a gestão patrimonial, essa última, responsável por assegurar o uso racional e equilibrado de bens em geral e o zelo com a coisa pública.

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A prestação de serviços públicos, para gerar os efeitos esperados pela sociedade, requer ampla estrutura física e material, com equipamentos tecnológicos de ponta e quadro de pessoas qualificado. Num país com uma população de quase 200 milhões de habitantes, prestar jurisdição nos vários segmentos da Justiça não é tarefa fácil para o Poder Judiciário brasileiro, que conta com uma força de trabalho de cerca de 440 mil trabalhadores, entre magistrados, servidores e colaboradores, conforme dados da última edição do Relatório Justiça em Números, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

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São mais de 79 milhões de processos em andamento nos 90 tribunais do País. Para vencer essa grande demanda, que também é crescente, o Judiciário conta com 18.011 magistrados, o que resultou, em 2016, numa média de 6.696 processos por magistrado.

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Números que crescem na medida em que as demandas pelo Judiciário aumentam, alimentadas pela cultura do litígio que há anos dominou a sociedade brasileira (mais de 29 milhões de casos novos em 2016) a despeito de virem decaindo em razão do avanço da cultura da conciliação e da mediação como formas de pôr fim aos conflitos em andamento e, até, de evitar a judicialização.

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Por trás de toda essa estrutura gigantesca, além do capital humano necessário para vencer essa demanda, a Administração tem que se preocupar com a estrutura de prédios, materiais de expediente e equipamentos que fazem a máquina funcionar. Administrar e manter esse patrimônio, que é público, também é um grande desafio para os gestores das unidades judiciárias.

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A manutenção de todo um aparato, que dê condições para que os profissionais possam desenvolver suas atividades diárias e entregar um serviço de qualidade ao cidadão, requer, além de orçamento, um planejamento minucioso e também a participação proativa e consciente dos gestores e das pessoas que fazem uso desses bens públicos para o desempenho de suas tarefas profissionais.

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Do mobiliário (armários, cadeiras, mesas, gaveteiros) a equipamentos (telefones, computadores, monitores, impressoras, aparelhos de TV, câmeras fotográficas e filmadoras, acessórios de audiovisual, storages etc) e insumos (caneta, lápis, papel, clipes, pincel, tesoura, cartuxos de impressoras, copos descartáveis, papel toalha etc), todos são bens e materiais utilizados no serviço público que são de responsabilidade daqueles que dele fazem uso.

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É essa consciência que a Administração do Tribunal Regional Federal da 1ª Região vem trabalhando em seu quadro funcional para que as unidades desenvolvam atitudes proativas na gestão e no uso dos bens públicos e materiais. Consciência socioambiental no âmbito da Administração Pública, como rege o Plano de Logística Sustentável da Justiça Federal da 1ª Região (PLS), que prevê 15 metas a serem cumpridas:

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1. Reduzir o consumo de papel em 1% ao ano até 2020;

2. Reduzir o consumo de copos descartáveis em 1% ao ano até 2020;

3. Manter o consumo atual de água mineral (medido em 2015) até 2020;

4. Reduzir o consumo de suprimentos de impressão (toner) em 2% ao ano até 2020;

5. Reduzir o consumo de energia elétrica em kWh em 0,5% ao ano até 2020;

6. Reduzir o consumo de água e esgoto em 8.000 m³ ao ano até 2020;

7. Ampliar a destinação de materiais diversos à reciclagem em 2% ao ano até 2020;

8. Ampliar a participação de servidores em ações de qualidade de vida no trabalho, solidárias e de inclusão (PNE) em 0,5% ao ano até 2020;

9. Reduzir o gasto com telefonia fixa e móvel em 3% ao ano até 2020;

10. Manter os gastos atuais (medidos em 2015) com vigilância até 2020, desconsideradas as repactuações;

11. Manter os gastos atuais (medidos em 2015) com limpeza até 2020, desconsideradas as repactuações;

12. Reduzir o valor gasto com reformas em 10% ao ano até 2020;

13. Reduzir a quantidade de km rodados em 7,5% até 2020;

14. Reduzir os gastos com manutenção preventiva e corretiva em 15% até 2020;

15. Implantar pelo menos uma ação de sensibilização para cada tema definido na Resolução Presi 4/2016 até 2020.

 

O PLS vem sendo trabalhado no órgão, desde 2015, por meio de campanhas institucionais internas e ações práticas das unidades envolvidas no cumprimento das metas de sustentabilidade. Exposições, estímulo à prática da coleta seletiva e ao consumo consciente de materiais de expediente bem como os cuidados que se deve ter com o mobiliário de cada unidade e o estímulo à devolução de bens ociosos são algumas das ações empreendidas pelo Tribunal para envolver gestores e usuários em geral.

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Para saber como utilizar e gerir os bens materiais e insumos de maneira correta e consciente, o TRF1 aposta na informação para que o usuário entenda com que tipo de material está lidando, qual sua definição legal e os tipos de destinação.

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Gestão patrimonial – Os bens patrimoniais móveis de uma instituição são aqueles que integram o patrimônio temporariamente devido às suas características físicas de duração e valor. Eles podem ser classificados, ainda, como bens permanentes e bens de consumo. Os permanentes são aqueles que, embora tenham vida útil limitada, têm certa durabilidade, como móveis de escritório, livros, documentos, computadores e acessórios de informática, carros. Já os bens de consumo são aqueles com período de durabilidade menor que dois anos, como material de escritório, produtos de limpeza, insumos de copa e cozinha, peças de reposição de informática.

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Dentro desses tipos de bens patrimoniais, é preciso dar atenção especial a alguns deles, como, por exemplo, os chamados bens ociosos, que são aqueles que ficam sem uso em razão da saída de servidores do quadro ou de algum remanejamento interno de pessoal.

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A ociosidade ocorre também quando os materiais que eram acondicionados em armários, por exemplo, deixam de fazer parte da rotina de trabalho. Esse é um dos reflexos da virtualização de processos administrativos e judiciais, pois com a chegada dos sistemas eletrônicos de tramitação e a extinção de novos processos em meio físico, muitos dos armários que antes guardavam milhares de processos, agora estão vazios e, portanto, ociosos.

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Nesse momento, os gestores de cada unidade têm um papel fundamental, ao lado das respectivas equipes, para identificar esses móveis ociosos e devolvê-los para o setor responsável a fim de que possam ser remanejados e começar um novo ciclo de vida útil em outra área que precise deles.

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Esse foi um dos alvos da campanha de Devolução de Bens Móveis realizada recentemente pelo TRF1, com o slogan “Devolver faz parte!”. A campanha, alinhada ao PLS, objetivou orientar o público-alvo quanto à correta destinação dos materiais de uso comum existentes no Tribunal.

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A iniciativa buscou atender ao conceito de sustentabilidade dos “3Rs” (reduzir, reciclar e reutilizar), dando novas destinações aos móveis e equipamentos que não estão em uso, reformando os móveis danificados e reduzindo o número de itens de almoxarifado.

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Essas ações realizadas no âmbito da campanha visaram minimizar o desperdício de materiais nas unidades do TRF1 e poupar a natureza da extração inesgotável de recursos. Dentre as iniciativas, ocorreu a “Semana do Desapego”, período em que o corpo funcional do Tribunal foi incentivado a devolver à Divisão de Material e Patrimônio (Dimap) móveis ociosos, material de expediente excedente, estocado sem necessidade, e equipamentos de informática sem uso.

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A devolução de equipamentos de informática também ganhou força durante a campanha e continua sendo estimulada no órgão como medida essencial para uma gestão patrimonial eficiente. A medida é imprescindível para planejar a aquisição de novos equipamentos, evitando-se, com isso, que unidades deixem de ser contempladas com novos materiais devido constar, sob suas responsabilidades, equipamentos sem uso. Além disso, também reduz riscos para as unidades, pois, por não estarem em efetivo uso, eventuais extravios desses equipamentos podem não ser percebidos rapidamente, gerando responsabilização dos gestores.

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A Dimap propôs à alta administração do Tribunal a redução/exclusão de itens de materiais do catálogo de almoxarifado de modo a reduzir o alto custo com armazenamento de materiais desnecessários. Para envolver os usuários, uma enquete foi realizada com os gestores para padronizar a diversidade de itens de materiais de expediente de uso comum e reformular o catálogo de produtos da unidade.

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Bens inservíveis – Devolver os bens ociosos para que possam ser remanejados e reaproveitados é pré-requisito para uma gestão patrimonial adequada, mas nem sempre esses bens podem ser reutilizados. É o caso dos chamados bens móveis inservíveis, que são móveis danificados e sem condições de reutilização em outros setores, como cadeiras sem estofado ou com pés quebrados, entre outros.

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De acordo com a Dimap, se estiver ocioso, inservível ou equipamento fora de uso, um bem público não pode ficar subutilizado. "Fazer a gestão responsável do patrimônio é uma questão não apenas de sustentabilidade e economia de recursos naturais e financeiros mas, também, de transparência e de respeito para com o cidadão jurisdicionado", afirmou Adriana Pinho, diretora da Divisão de Material e Patrimônio.

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Para auxiliar os colaboradores do Tribunal e de toda a 1ª Região a colocarem em prática a gestão patrimonial no dia a dia, a Dimap disponibiliza em sua página na intranet tutoriais sobre como: proceder à devolução de material permanente, emitir uma solicitação de material permanente, solicitar substituição de material permanente, fazer a transferência desses materiais e, ainda, devolver materiais de consumo.

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Na página da Dimap também são encontradas normas relacionadas a inventário de bens, informações sobre a Campanha de Devolução de Bens Materiais, orientações e respostas às dúvidas mais frequentes sobre o tema.