Veículo informativo do Tribunal Regional Federal da 1ª Região
Ano X
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Internet
Do físico ao digital
TRF1 investe na tecnologia como aliada à celeridade processual e implanta projeto de digitalização do acervo físico
Larissa Santos | Ed. 100 Jun 2019
Falar em Inteligência Artificial (IA) pode parecer ideia futurística, mas essa já é uma realidade em diversas atividades do cotidiano do cidadão, que muitas vezes nem percebe que já convive com essa modernidade. Tarefas simples como digitar um texto no smartphone contam com a atuação desse avanço tecnológico, que permite que máquinas aprendam com as experiências similarmente à mente humana.
Diante da agilidade e das possibilidades que a IA oferece, o Poder Judiciário brasileiro tem apostado na tecnologia como resposta ao crescimento exponencial das demandas judiciais da sociedade. Nesse sentido, o Tribunal Regional Federal da 1ª Região deu um grande passo: a digitalização do acervo processual físico que já está em pleno andamento na Corte!
“A digitalização é um fato histórico no TRF1, marca a passagem do analógico para o digital e se mostra como alavanca para implantar as ferramentas tecnológicas de Inteligência Artificial que estão sendo desenvolvidas”, explica a diretora da Secretaria de Análise, Regularidade Processual e Jurisprudência (Secar), Clenys de Castro.
Devido às suas competências e à abrangência continental de atuação, o TRF 1ª Região tem aproximadamente 362 mil processos físicos passíveis de digitalização, ou seja, feitos que podem ser transformados de papel para arquivo digital.
Com a mudança, os autos passam a tramitar em sistemas eletrônicos, mantendo numeração, integridade, inteligibilidade e continuidade física e cronológica do conteúdo dos processos físicos e possibilitando a unificação dos sistemas processuais.
“Hoje, o Tribunal trabalha com dois sistemas distintos: o Juris, que organiza e cuida dos processos físicos, e o Processo Judicial Eletrônico (PJe), que hospeda os autos que já nascem na forma digital. Com a digitalização, a ideia é que, em pouco tempo, a gente fique só com o PJe”, afirma a diretora da Secretaria Judiciária (Secju), Gisele Metello de Mattos.
Benefícios
Prevista na Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, essa informatização de processos judiciais apresenta inúmeros benefícios à Justiça brasileira, além de proporcionar economia e viabilizar maior celeridade e qualidade na prestação jurisdicional.
No caso do TRF1, as vantagens percorrem desde a área administrativa até a processual a começar pela saúde e qualidade de vida dos servidores no trabalho, já que eles não terão mais que manusear pilhas de papéis antigos, eliminando volumes de processos físicos, e poderão contar com mais espaço e com um ambiente mais saudável e leve.
A logística relacionada ao transporte de processos também será positivamente impactada, pois não será necessário o transporte de volumes entre prédios e gabinetes, dispensando, também, a remessa de autos pelos Correios por meio de malote, prevenindo eventuais extravios e consequente recuperação de processos.
Tendo em vista que cada gabinete dispõe de pelo menos uma sala complementar para processos, a digitalização possibilitará a liberação dessas áreas, o que otimiza o uso dos espaços das sedes e proporciona economia quanto ao aluguel de novos espaços.
E por falar em economia, ela está ininterruptamente presente no projeto. Processos digitais proporcionarão redução no uso de materiais de escritório tais como papel, envelopes, clipes, grampos, capas de processo, colchetes, perfuradores, post-its e canetas.
Segundo o supervisor da Seção de Apoio à Gestão Socioambiental e de Acessibilidade e Inclusão (Seamb) e membro da Comissão Gestora do Plano de Logística Sustentável (PLS-TRF1), Carlos Domingues, o Projeto de Transformação Digital no TRF 1ª Região impactará diretamente na Meta 1 do PLS, que trata da redução no consumo de papel, e na Meta 4, que prevê a diminuição do uso de suprimentos de impressão.
“Com a implantação do Processo Administrativo Eletrônico (Pae-SEI) e do Processo Judicial Eletrônico (PJe), nós tivemos redução de 30% no consumo de papel e de 17% na utilização de suprimentos de impressão entre 2015 e 2018. Essa redução pode não ter sido totalmente fruto dessa implantação, mas como a queda seguiu a mesma linha, entendemos que os sistemas causaram um grande impacto”, explica o supervisor da Seamb.
De acordo com a estimativa dele, após a digitalização integral do acervo e a adoção de uma cultura sustentável por parte do corpo funcional, o Tribunal consumirá, por ano, 20% do papel utilizado atualmente. “A tendência é que utilizemos em um ano o que hoje gastamos em aproximadamente dois meses”, afirma Carlos.
Observatório da Estratégia
Gasto com papel - Consumo per capita de resmas de papel de 2016 a 2019 no TRF1
A democratização do acesso à Justiça também será ampliada com a digitalização do acervo. Com a inclusão dos processos em ambiente virtual, qualquer cidadão pode ter acesso a uma ação a qualquer tempo e de qualquer lugar. “Uma vez que os processos estão completamente digitalizados, o cidadão não precisa mais se deslocar ao órgão para leitura ou pegar peças do processo”, explica o supervisor da Seamb.
Quanto à inclusão de pessoas com deficiência, processos digitais facilitarão em diversos aspectos. Cidadãos cadeirantes ou com dificuldade de locomoção não precisam mais comparecer ao prédio do Tribunal para ter acesso aos autos; deficientes visuais poderão contar com ferramentas de leitura, já que os arquivos digitalizados possuem tecnologia OCR (reconhecedores óticos de caracteres) que transformam a imagem em texto legível para ferramentas. Já para pessoas surdas, o projeto facilitará o acesso delas aos autos, minimizando falhas na comunicação.
Dentro da área processual, a digitalização impactará diretamente na celeridade e na efetividade da tramitação dos processos, unificando os sistemas processuais do TRF1, simplificando a localização de ações e facilitando a gestão dos volumes nos gabinetes.
Com ferramentas de Inteligência Artificial, o trabalho se tornará menos artesanal e mais automatizado, priorizando mais a cognição humana para gerenciar o desenvolvimento de atividades do que a interferência manual e viabilizando maior presteza na execução de tarefas necessárias.
Essa rapidez terá consequência direta no cumprimento das metas anuais designadas pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), dentre as quais está o objetivo de se julgar quantidade maior de processos de conhecimento do que os distribuídos no ano corrente.
“Todas as metas estabelecidas objetivam promover a produtividade e a celeridade na prestação jurisdicional. À medida que os processos físicos são digitalizados e incluídos no PJe, muitas ações manuais que eram necessárias nos processos físicos, como juntada de documentos, passam a ser automatizadas”, explica Wânia Marítiça, diretora da Secretaria de Governança, Gestão Estratégica e Inovação (Secge).
A implantação de instrumentos tecnológicos também auxiliará no cumprimento do Plano Estratégico da Justiça Federal (PEJF) no que diz respeito à celeridade e produtividade na prestação jurisdicional; à garantia dos direitos de cidadania; ao aperfeiçoamento da gestão de custos e ao impulso às execuções fiscais e cíveis.
CJF
O Plano Estratégico da JF estabelece 15 objetivos a serem alcançados até 2020, e de acordo com a diretora da Secge, a digitalização auxilia a Justiça Federal a consolidar-se perante a sociedade como uma Justiça efetiva e transparente, principalmente no que diz respeito à busca de satisfação do cidadão e à agilização dos trâmites judiciais.
Em abril de 2019, o Projeto de Transformação Digital foi incluído no Plano de Ação do TRF1 como uma das ações a serem executadas. Para Wânia, na prática, “além de contribuir com o alcance dos objetivos estratégicos e de promover o cumprimento das metas, a digitalização elevou o percentual de execução da estratégia com base nas iniciativas e priorização da iniciativa, inclusive para dotação orçamentária”.
Concepção do projeto – Para o presidente do TRF1, desembargador federal Carlos Moreira Alves, a digitalização é “um instrumento poderoso na aceleração da produtividade e quando se pode contar com recursos que aceleram os meios, têm-se maiores condições de atuar no fim com mais eficácia e qualidade e apresentar um resultado mais efetivo”, destacou o magistrado.
Assim sendo, em setembro de 2018, o TRF1 instituiu comissão deliberativa e grupo de trabalho com o objetivo de analisar e verificar os requisitos necessários para dar início à migração dos processos físicos para o ambiente digital.
Por meio da Portaria Presi 6730504, o órgão determinou que o grupo de trabalho, composto por servidores que atuam nas áreas de distribuição e processamento, normatização, tecnologia de informação, processamento e estatística, realizasse estudos acerca das condições, das etapas e dos mecanismos essenciais para os procedimentos de digitalização e avaliassem a capacidade de os sistemas eletrônicos existentes receberem os processos digitais.
A conclusão desses estudos foi enviada à comissão deliberativa constituída pelo desembargador federal Kassio Marques (presidente); pela juíza federal Denise Dias Drumond (vice-presidente); pelo juiz federal Rafael Leite Paulo e pelos servidores Márcio Lúcio Marques, secretário-geral da Presidência; Gisele Metello de Mattos, diretora da Secju; Lúcio Melre da Silva, diretor da Secretaria de Tecnologia da Informação (Secin), e Aluízio Alves de Oliveira, da Coordenadoria de Registros e Informações Processuais (Corip), que avaliou as propostas apresentadas pelo grupo e iniciou os debates para decidir qual opção se adaptaria mais ao TRF1.
Ramon Pereira
Comissão – Comissão deliberativa do Projeto de Transformação Digital reunida no dia 27 de novembro de 2018 para iniciar as tratativas do projeto
Equipamentos apropriados, quantidade e qualidade de maquinário, ferramentas disponíveis, hospedagem dos processos digitalizados, armazenamento de banco de dados... tudo foi minuciosamente analisado nas reuniões da comissão.
No decorrer das discussões, a equipe estabeleceu normas a serem seguidas no procedimento de digitalização. Processos sigilosos, agravos de instrumento em apenso que já tenham transitado em julgado e processos a serem encaminhados pela Central de Triagem (Cetri) às câmaras regionais previdenciárias (CRPs), por exemplo, estão excluídos da digitalização.
Já os processos criminais podem ser transformados em digitais somente após a conclusão, pelo órgão técnico, dos trabalhos de homologação do módulo criminal no PJe, e os demais autos terão a tramitação suspensa assim que forem enviados para a digitalização e ficarão suspensos até o retorno para o gabinete de origem.
Mediante processo de construção coletiva chegou-se ao protótipo do projeto-piloto que, iniciado em fevereiro de 2019, viabilizou a identificação e a superação de gargalos que poderiam dificultar o fluxo da digitalização.
Tomando como referência o modelo adotado pelo Tribunal Regional Federal da 3ª Região, o TRF1 contratou a empresa Brascomp Tecnologia, responsável pela transformação de processos físicos em digitais e, com isso, economizou em aquisição de equipamentos, desenvolvimento de sistema, contratação e treinamento de pessoal e locação de novos espaços.
A Secretaria de Análise, Regularidade Processual e Jurisprudência (Secar) foi designada para gerenciar o procedimento de digitalização juntamente com a Secju e com o assessoramento da Secin. A unidade contata os gabinetes e trabalha diretamente com a empresa contratada, garantindo eficácia no procedimento.
“Foram meses de muita construção e muito trabalho para se viabilizar esse projeto. Tivemos o envolvimento de várias equipes do Tribunal. Muitas mãos e muitas cabeças trabalharam nesta iniciativa, e hoje a digitalização é uma realidade no TRF 1ª Região”, afirma a diretora da Secar.
Na prática
O fluxo de trabalho, estabelecido por meio da Portaria Presi 8052566, ocorre em diversas etapas. Tudo começa pelo gabinete, que separa e organiza os processos em lotes, gera uma guia e entrega os lotes à Secar que, por sua vez, confere as guias e transfere os volumes à empresa para a digitalização.
Sob guarda da empresa, os processos passam pelas fases de desmontagem; de higienização, que consiste na retirada de bilhetes, marcadores, anotações, post-its e tudo o que não faça parte dos feitos; de digitalização; de validação, ou seja, conferência de todas as folhas digitalizadas e retirada de folhas em branco; de devolução dos autos físicos e de exportação para o Processo Judicial Eletrônico (PJe).
Larissa Santos
Fluxo – Equipe da Brascomp Tecnologia prepara e digitaliza os autos físicos
No início do projeto, cerca de oito scanners monitorados por prestadores de serviço faziam o trabalho de digitalização. Nesse período, eram geradas aproximadamente 200 mil imagens por dia. A partir de julho, a Secar ampliou o layout, passando a contar com 16 scanners, que possibilitam a captura de 400 mil imagens por dia.
As máquinas, com um sistema inteligente, capturam imagens em frente e verso, eliminam folhas em branco e rotacionam as páginas para o modo correto de leitura automaticamente.
Após a captura, o processo vai para a fase de controle de qualidade para se detectar algum problema nas imagens. Caso exista falha, o sistema emite uma mensagem e envia as páginas digitalizadas para o controle de qualidade número 2, onde é feita a conferência com o processo físico.
Em seguida, robôs fazem a contagem da quantidade de imagens e relacionam com o quantitativo cadastrado no processo físico a partir da numeração única de cada processo. Os autos só são liberados pelo sistema se não houver problemas com as imagens ou se as falhas encontradas já tiverem sido corrigidas.
Concluída essa parte, a empresa confere integralmente as imagens dos processos, separa 30% de cada um deles e os envia à Secar para validação. Após essa etapa, os servidores cadastram o número dos autos no PJe e a empresa envia as imagens para o sistema, monta os lotes físicos novamente e os disponibiliza para devolução aos gabinetes de origem.
Esse trabalho de cadastramento de processos físicos no PJe é feito por meio da ferramenta e-Migrador, desenvolvida pela Secin com objetivo de facilitar o procedimento de inserção. A função da plataforma é, basicamente, buscar os dados no Sistema Juris e realizar o preenchimento automático no PJe, importando os dados de autuação e proporcionando rapidez ao trabalho.
Seguindo essa estrutura, o projeto saiu do modo-piloto e entrou na primeira etapa. O gabinete do desembargador federal Francisco de Assis Betti foi o primeiro a ter o acervo processual digitalizado.
Em três meses, aproximadamente 7,3 mil processos físicos, organizados pela matéria, pelo recurso a ser analisado e pela tarefa a ser executada, a exemplo de despachos, liminar, embargos de declaração, juízo de retratação, foram transformados em digitais.
De acordo com a chefe de gabinete do magistrado, Adriana Monteiro, os processos digitais facilitaram principalmente a logística das sessões de julgamento. Semanalmente, o gabinete leva a julgamento uma média de 250 processos, e com autos digitais não há mais necessidade de deslocarem grandes volumes.
“Como benefícios, podemos destacar também a facilidade de não ter acervo físico para gerir e a liberação de espaços físicos. Para os servidores que utilizam o teletrabalho, a digitalização facilitou bastante, pois eles não precisam mais levar processos para casa”, ressalta Adriana.
O segundo gabinete a participar do projeto foi o do desembargador federal Jirair Aram Meguerian, e, em seguida, foi a vez de os processos cíveis que tramitam nos gabinetes dos desembargadores federais Cândido Ribeiro e Hilton Queiroz.
Segundo o chefe de gabinete do desembargador federal Hilton Queiroz, Ramiz Flavio Rocha, a unidade foi escolhida pelo critério de antiguidade no TRF1, envolvendo cerca de 500 processos cíveis, com exceção dos sigilosos e dos que estavam inclusos em pauta.
Foram aproximadamente dois meses de trabalho para que o acervo ficasse 100% digitalizado e fosse incluído no PJe. Para Ramiz, “o principal benefício foi a desocupação de espaços físicos, já que os autos físicos são volumosos”.
O chefe de gabinete avalia o projeto como eficiente, considerando que não foi encontrada nenhuma intercorrência nos procedimentos e que os processos digitalizados segue os mesmos parâmetros dos demais processos do PJe.
A equipe que atua no gabinete do desembargador federal Daniel Paes Ribeiro também já conta com processos digitais e os demais gabinetes passarão pela transformação de acordo com o critério de antiguidade no Tribunal, desde que manifestado o interesse por parte da unidade.
Perspectivas
Inicialmente, o projeto de digitalização abrange apenas processos em tramitação em 2ª instância, mas a diretora da Secju explica que “apesar de ser um projeto específico do 2º grau, tudo o que está sendo feito, desde o estudo inicial até os próprios programas desenvolvidos para essa migração do físico para o digital, foi feito e pensado para ser utilizado posteriormente em 1º grau”.
Essa primeira fase prevê a captação de 21,1 milhões de imagens, abrangendo cerca de 40 mil processos de gabinetes do TRF1, o correspondente a 10% do acervo.
Os 90% restantes serão digitalizados na segunda fase, prevista para ser iniciada em agosto de 2019, envolvendo, em média, 97 milhões de imagens.
Nas demais seccionais da Primeira Região, a transformação do físico em digital será feita em breve por meio de um projeto que envolve a Corregedoria Regional da 1ª Região (Coger) e a Advocacia-Geral da União (AGU).
Até o fim de 2019, a meta é digitalizar 20% do acervo processual, o equivalente a 72,4 mil feitos. Em 2020, o objetivo é abranger mais 60%, e no fim de 2021º objetivo é ter 100% dos processos digitalizados.
Os colaboradores do TRF1, a partir de então, contarão com uma nova forma de trabalho: mais cognitivo e menos braçal. Novas ferramentas facilitarão as rotinas e exigirão menos desgaste de servidores, prestadores de serviço e estagiários, principalmente no que diz respeito ao manuseio de processos.
Softwares de Inteligência Artificial aplicados ao PJe ajudarão no estudo, na distribuição e na tramitação interna de processos, proporcionando o descongestionamento do Judiciário e gerando mais resultados positivos para a Justiça Federal.
“Esse procedimento de digitalização é um passo indispensável para que nós possamos utilizar cada vez mais a Tecnologia da Informação como um instrumento poderoso na nossa luta não só para reduzir números, mas para distribuir jurisdição com qualidade”, declarou o presidente, desembargador federal Carlos Moreira Alves.