Aprimora-Pro

Gerir riscos é “um processo de trabalho de natureza permanente, estabelecido, direcionado e monitorado pela alta administração, aplicável em qualquer área da organização e que contempla as atividades de identificar, analisar e avaliar riscos, decidir sobre estratégias de resposta a riscos, planejar e executar ações para modificar o risco, bem como monitorar e comunicar, com vistas ao efetivo alcance dos objetivos da instituição”, segundo definição do Tribunal de Contas da União (TCU).

Em resposta à necessidade de realizar melhorias nos processos críticos de trabalho de maneira permanente, o Tribunal Regional Federal da 1ª Região (TRF1) desenvolveu o projeto de Aprimoramento do Gerenciamento de Processos Críticos (Aprimora-Pro), idealizado e gerido pela Secretaria de Governança, Gestão Estratégica e Inovação (Secge) em parceria com o Comitê de Gestão do Conhecimento (Cogecon).

A ideia do projeto é identificar e administrar pontos fracos e riscos nos processos de trabalho, além de registrar o conhecimento produzido na Corte, através do mapeamento dos seus processos críticos.

Histórico

A demanda da preservação do conhecimento do Tribunal foi um ponto levantado pelo Cogecon ainda em setembro de 2020, durante reunião realizada pelo grupo com a participação da diretora da Divisão de Planejamento e Monitoramento da Estratégia (Diple), Maria Carolina de Souza Ribeiro.

Após as tratativas entre os membros do Cogecon e da Diple, ficou definido que o projeto reuniria três seções para realização conjunta de atividades interdependentes: gestão do conhecimento, realizada pela Seção de Retenção do Conhecimento (Seret); gestão de riscos, sob a responsabilidade da Seção de Monitoramento da Gestão de Riscos (Semor) e gestão de processos de trabalho, realizada pela Seção de Análise e Melhoria dos Processos de Trabalho (Seamp).

Essas unidades ficaram responsáveis pelo desenvolvimento das seguintes atividades: criação de três formulários (templates), de uma ficha de Mapeamento do Processo e Registro do Conhecimento e de duas Fichas de Gestão de Risco; seleção de 14 processos críticos para a fase inicial do projeto; mapeamento do processo de trabalho e registro do conhecimento, com o apoio técnico da Seamp e Seret; criação de indicadores para mensuração dos resultados do processo mapeado, com o apoio técnico da Diple, e gerenciamento dos riscos do processo mapeado, com o apoio técnico da Semor.

Ainda em novembro de 2020, o Aprimora-Pro foi apresentado ao Comitê Institucional de Planejamento Estratégico do Tribunal (Cipe), que aprovou sua realização e, até agosto deste ano, já contava com 84% de execução, além de já ter selecionado 30 processos críticos da Corte a serem mapeados.

Confira a lista dos Processos Críticos catalogados e as respectivas unidades:

• Gestão cartorária de processos judiciais – Secju

• Gestão da conciliação – SistCon, Cojef

• Gestão da jurisprudência – Nujur

• Gestão de precatórios e RPVs – Corej

• Gestão do acervo judicial – Corip, Nugep

• Provimento de cargos de magistrados – Asmag

• Movimentação de cargos de magistrados – Asmag

• Capacitação de magistrados – Esmaf

• Provimento de cargos de servidores – SecGP

• Movimentação de cargos de servidores – SecGP

• Capacitação de servidores – Cedap

• Gestão da qualidade de vida no trabalho – Secbe

• Gestão orçamentária e financeira – Secor

• Gestão das contratações – SecGA

• Gestão do atendimento e relacionamento com o usuário – Secin

• Gestão dos sistemas de informação – Secin, Nupje e Nupae

• Gestão da segurança da informação – Secin

• Gestão da infraestrutura de TI – Secin

• Gestão de metas – Secge

• Gestão de iniciativas estratégicas – Secge

• Gestão de processos críticos – Secge

• Gestão socioambiental – Secge

• Gestão da estrutura organizacional – Secge

• Gestão do portal (internet) – Secge

• Gestão da intranet – Secge

• Gestão do conhecimento – Cedap

• Gestão de riscos e de controles internos – Secge

• Gestão da ouvidoria – Diges

• Prestação de contas – Secge

• Auditoria interna – Secau, Coger, Nupad

Alinhamento Estratégico

O Aprimora-Pro, desde o seu escopo, foi desenvolvido com base na Estratégia do TRF1. De acordo com a ficha inicial do projeto, ele se relaciona com os seguintes macrodesafios e objetivos estratégicos: Garantia dos direitos de cidadania – Buscar a satisfação do usuário/cidadão; Celeridade e produtividade na prestação jurisdicional – Agilizar os trâmites judiciais; Adoção de soluções alternativas de conflito – Aumentar o número de processos encerrados por meio de conciliação; Adoção de soluções alternativas de conflito – Aumentar o número de processos encerrados por meio de conciliação; Impulso às execuções fiscais e cíveis – Agilizar os trâmites judiciais no cumprimento do julgado e agilizar os trâmites judiciais das execuções fiscais; Combate à corrupção e à improbidade administrativa – Agilizar os trâmites processuais na busca do julgamento célere das ações de improbidade administrativa e Aprimorar o funcionamento do sistema de controles internos da Justiça Federal; Combate à corrupção e à improbidade administrativa – Agilizar os trâmites processuais na busca do julgamento célere das ações de improbidade administrativa e Aprimorar o funcionamento do sistema de controles internos da Justiça Federal; Melhoria da gestão de pessoas – Desenvolver o potencial humano nos órgãos da Justiça Federal; Aperfeiçoamento na gestão de custos – Otimizar custos operacionais; Instituição da governança judiciária – Aprimorar a organização e as práticas de gestão estratégica da Justiça Federal; Melhoria da infraestrutura e governança de TIC – Assegurar a efetividade dos serviços de TI para a Justiça Federal e Aperfeiçoar a governança de TI na Justiça Federal.

Segundo Maria Carolina de Souza Ribeiro, algumas unidades do TRF1 já estão participando do Aprimora-Pro, com os seguintes processos de trabalho:

Gestão de Riscos (PA-e SEI 0030698-79.2020.4.01.8000) – unidade Semor, todas as etapas do projeto finalizadas;

Capacitação de Magistrados (PA-e SEI 0007676-55.2021.4.01.8000) – unidade: Escola de Magistratura Federal da 1ª Região (Esmaf), todas as etapas do projeto estão finalizadas, com planilha de monitoramento da gestão de riscos;

Gestão de Iniciativas Estratégicas (PA-e SEI 0020415-60.2021.4.01.8000) – unidade: Diple, planilha de análise de riscos anexadas, aguardando Plano de Ação;

Gestão de Processos de Trabalho (PA-e SEI 0021059-03.2021.4.01.8000) – unidade: Seamp, início de preenchimento da Ficha de Mapeamento de Processo Crítico;

Atendimento na Ouvidoria (PA-e SEI 0059415-67.2021.4.01.8000) – unidade: Seção de Apoio a Ouvidoria Administrativa (SeOuv), foi anexado o Plano de Trabalho para início das atividades em outubro/2021;

Correição Geral Ordinária (PA-e SEI 0060711-27.2021.4.01.8000) – unidade: Corregedoria Regional da Justiça Federal da 1ª Região (Coger), anexado Plano de Trabalho.

Além do Tribunal, duas seções judiciárias já iniciaram o projeto:

Seção Judiciária da Bahia (SJBA) – Na seccional, os processos críticos estão sendo tratados pelo Comitê Seccional de Gestão de Riscos, porém ainda serão mapeados.

Seção Judiciária de Minas Gerais (SJMG) – Na seccional, sete processos críticos da área meio e um da área fim (Centro Judiciário de Conciliação – Cejuc) já foram mapeados e analisados, conforme o projeto SEI 000636-42.2021.4.01.8008. Os Planos de Ação desenvolvidos pelos participantes no curso de BPM (Business Process Management) serão acompanhados pelo Escritório de Projetos, coordenado pela Seção de Modernização Administrativa (Semad/MG). Está previsto, ainda, que este projeto da SJMG seja um projeto-piloto para implantação de Gestão de Processos Críticos na seccional e que após a modelagem desses processos na versão To Be, o processo de trabalho continue sendo acompanhado e refinado com o apoio do Laboratório de Inovação (IluMinas).