Agendamentos on-line

Em reunião virtual, ocorrida no dia 23 de julho, o Comitê de Gestão de Crise do Tribunal Regional Federal da 1ª Região (TRF1) apresentou a diretores de foro e representantes das áreas fim e de Tecnologia da Informação do Tribunal e das seccionais vinculadas o Bookings– ferramenta de agendamento da Microsoft integrada ao pacote Office 365, ainda a ser disponibilizada no portal do TRF1.

A solução vai possibilitar o agendamento presencial ou virtual para atendimento nos gabinetes dos desembargadores federais e de outros magistrados da JF1. Com isso, a Administração do Tribunal pretende oferecer ao usuário dos serviços presenciais do órgão e de suas seções judiciárias, e também aos servidores presentes para os atendimentos, mais segurança para bloquear a disseminação da Covid-19, uma vez que o agendamento visa evitar aglomeração de pessoas.

O desembargador federal e também presidente do Comitê de Gestão de Crises do TRF1, Marcos Augusto de Sousa, abriu a reunião destacando a necessidade de se manter o máximo possível o trabalho remoto, mesmo com a retomada gradual ao trabalho presencial estabelecido para acontecer a partir do dia 3 de agosto. “Somos nós, com as nossas ações, que vamos conseguir equacionar a necessidade de segurança com a necessidade de manipulação dos processos que estão em meios físicos”, afirmou.

Segundo o desembargador, “essa ferramenta vai permitir formar agendas por unidades e, se a Administração previamente identificar um risco de aglomeração de pessoas, vai recomendar que seja feito um reagendamento. Isso pode ser feito a partir das informações que essa solução pode gerar”, explicou.

VARIEDADE DE SERVIÇOS

Em seguida, o diretor da Secretaria de Tecnologia da Informação (Secin), Lúcio Melre da Silva, ressaltou que o produto possibilita grande variedade de serviços. Ele destacou, ainda, que a ferramenta é passível de customização, mas neste primeiro momento “será entregue um produto padrão para todos”, afirmou.

Após cumprimentar diretores de foro das Seccionais, chefes de gabinetes e de assessorias de desembargadores federais, equipes das áreas processantes e de Tecnologia da Informação e das seccionais presentes no encontro, realizado com suporte de vídeo, o juiz federal em auxílio à Presidência Cleberson José Rocha falou da importância da nova ferramenta, “que nos dará mais segurança para o retorno das nossas atividades presenciais”.

O diretor da Coordenadoria de Sistemas da Informação (Cosis), Marcos Barbosa Andrade, foi quem detalhou o funcionamento do Bookings. Segundo ele, a intenção é que, por meio da nova ferramenta, advogados e partes possam fazer agendamentos para atendimentos, presenciais e on-line, com os desembargadores federais responsáveis pelo processo e também para consulta e carga dos autos físicos. A ferramenta possibilitará, ainda, o agendamento dos advogados para as sessões na plataforma Teams, o que garante mais autonomia ao trabalho dos gabinetes.

Os usuários que desejarem fazer o agendamento presencial precisarão justificar a necessidade desse atendimento. A ferramenta estará disponível no portal do TRF1, na aba Institucional > Agendamento para Atendimento Presencial e On-line.

Ainda de acordo com Marcos Barbosa, primeiramente será entregue um catálogo de serviços padronizado para toda a 1ª Região e somente estarão disponíveis os agendamentos na Área Judicial.

Inicialmente, os agendamentos serão possíveis para Carga de Processos Físicos, com duração de 30 minutos, e Audiência On-linecom Magistrado, com duração de 20 minutos. O usuário deverá preencher, obrigatoriamente, dados como, nome, e-mail e número do processo. Outros campos com os dados do advogado também serão obrigatórios, como nome, número da OAB, e-mail, telefone e endereço. Os agentes da portaria do Tribunal terão acesso às agendas para a conferência dos dados do usuário agendado para o atendimento presencial.

DÚVIDAS RESPONDIDAS

Depois da demonstração do Bookings, chefes de gabinetes e de assessorias e responsáveis pelas turmas processantes tiraram dúvidas e fizeram sugestões para aperfeiçoar e adequar a nova solução à realidade e às necessidades de gabinetes e áreas processantes. Para a chefe do gabinete do desembargador federal Marcos Augusto de Sousa, Leide Mara de Sousa, “essa é uma proposta geral que pode ser aprimorada de acordo com as peculiaridades de cada gabinete e coordenadoria”, afirmou.

Bethania Pereira Pires Peres Soares, chefe de gabinete do desembargador federal Kassio Marques, parabenizou a Secin pela iniciativa, “coloco-me à disposição para compartilhar nossa metodologia de atendimento para uma possível padronização da ferramenta”, disse ela.

Dirigentes da Secin registraram questionamentos e sugestões apresentados pelos participantes da reunião para encaminhamento à análise do Comitê de Crises do TRF1 e anunciaram outras reuniões do Comitê a fim de serem trabalhadas melhorias da ferramenta, posteriormente.